为提升校区保障服务质量，根据校区2018质量提升年和后勤保障处“强基固本、精致服务”的服务质量提升要求，加强与师生、部门、院部等服务对象的沟通交流，建立沟通交流常态化机制，特规定如下：

一、后勤保障处及各内设部门、全体工作人员要把与服务对象的沟通交流放到工作的重要位置，通过沟通交流直接了解师生和一线工作需求，有针对性地开展保障和服务工作，提高校区后勤保障服务满意度。

二、沟通交流的形式和途径包括走访、召开座谈会、意见箱、网站、QQ群、微信公众号等，以及一对一、面对面交流，及其他有利于工作的合适、合理途径。

三、处对各院部的走访，要至少每学期两次，参加人员有处长、副处长、各部门科长；处对各机关的走访，要至少每学期一次，参加人员有处长、副处长、各部门科长；各部门对院部、部门的走访，要经常性、随机进行。

走访中要积极主动与走访对象进行交流，了解对方需求，查找工作中不到位的地方，答复有关疑问，记录需要解决的问题，解决后及早反馈，面上的问题可通过办公网或其他途径给予集中反馈。

四、处及各部门要定期召开各种专题、不同对象参加的座谈会，通过会议集中就特定问题进行了解、反馈、沟通、解释。其中，生活服务科负责召集伙食座谈会，每学期不少于两次；资产与楼宇管理科负责召集楼宇服务座谈会，每学期不少于一次；各部门视工作需要可随时召集专题座谈会。要把座谈会做为重要的工作手段，对座谈中提出的问题及时解决或给予合理解释。

五、餐厅每层设置食堂意见箱，动力中心入口设置医务室意见箱，由生活服务科负责，每月至少开箱三次；各宿舍楼、教学楼、实验楼设置楼宇意见箱，由资产与楼宇管理科负责，每月至少开箱两次。对收集的意见要专题汇总记录，及时进行整改和反馈。

六、要重视利用新媒体进行沟通交流。校区网站的后勤保障板块要做好信息公开，后勤保障处及各内设部门职责、工作人员岗位分工、各项管理制度、服务指南及工作中需用的表格下载要经常更新，真正做到网站即窗口，方便师生使用；要重视“交院威海后勤”微信公众号，及时推送正面消息，发布后勤工作动态，普及安全、卫生、节俭、守法等法制、健康、科学知识，反馈留言情况；各部门要根据需要建立QQ、微信交流群，把辅导员老师、学生干部、伙食监督委员会、宿舍管理委员会、班级安全员等纳入，及时沟通即时信息，反馈解决情况。

七、各部门要重视面对面、一对一的交流，对师生反映的问题不能不闻不问，不能置之不理，要注意解决和反馈的时效性，对解决不了的问题要及时向处里反映，对解决完成的问题要及时向服务对象反馈。

八、每学期末，处要对学期与服务对象沟通交流情况进行总结，对不到位的部门和工作人员提出批评和改进建议。

上述规定自公布之日起施行。

二〇一八年四月十六日