为加强部门内部信息沟通，提高工作效率和管理水平，使部门内部工作有条不紊的按计划执行，及时部署、安排、调整、检查内部工作，更有效的完成各项计划任务，结合本部门实际，制定本制度。

第一条 本制度所指的例会时部门处理本部事务的例会，会议要有主题、有准备、有决议。总的目的是交流信息、汇报工作、统一思想、加强配合、整合资源、会商问题。

第二条 部门工作例会的时间为每周五下午15：00，会议由图书馆馆长主持。

第三条 会前部门成员做好准备，检查各自岗位按周计划完成、未完成、进行中的工作情况，需要协调解决的问题的工作建议。

第四条 会议议题主要包括：

（1）部门思想政治学习。

（2）部门业务学习培训。

（3）部门每周工作总结及下周工作计划。

（4）工作开展过程中遇到的问题商讨。

（5）传达学校各项文件及工作要求，每周工作总结和工作计划。

第五条 会议的管理部门为培训管理部，具体会务工作由召集部门组织并协调安排，做好会议记录。

第六条 每次会议要有专人做好会议记录，记录在质量体系要求的质量活动记录活页上，会后各成员根据会议决议部署进行工作落实，保证事事有落实、事事有反馈。

第七条 部门成员需提前准备好参加会议材料，没有特殊情况不得缺席，不得迟到、早退。成员因故不能参加例会者，应事先请假，并提前将一周的工作情况（工作总结、工作计划）以书面形式交给委托人汇报。

第八条 会议须限时召开，无特殊情况应按时结束。发言应确定时间，紧扣主题，简明扼要，严禁偏离主题，延误会议进程。

第九条 会议内容如有保密事项，与会人员必须严格遵守保密制度。

第十条 本办法自发布之日起执行，由图书馆负责解释、修订。

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